© Oscar Nilsson

Aufgabenmanagement im Verband (Teil 1)

Christoph Freitag

Selbstorganisaton mit To-Do-Liste

Der Wissensarbeiter von heute muss sich selbst organisieren. Vorbei sind die Zeiten, da man einfach den Posteingang abgearbeitet, ein paar Kollegen angerufen und die Routineaufgaben delegiert hat. Heute strömen die Aufgaben des Verbandsgeschäftsführers in Form unzähliger Mails, Rundschreiben und Nachrichten auf ihn ein. Ein wesentlicher Teil der Verbandsarbeit ist es, Informationen zu filtern, Prioritäten zu setzen und Projekte zu managen. Im Mittelpunkt steht für viele dabei die To-Do-Liste.

To-Do-Listen-Management ist heute mehr als das kurze schriftliche Festhalten wichtiger Aufgaben. Es ist eine Kunst und eine Wissenschaft. Es füllt ganze Regale der Managementliteratur. Einige Autoren und Systeme haben es zu einiger Berühmtheit erlangt. Vom Aufgabenzettel über Filofax und Time/System zu unzähligen Apps haben die Methoden sich entwickelt und immer weiter verfeinert. Im persönlichen Aufgabenmanagement kann man sich so verlieren, dass man nur noch seine To-Do-Listen verwaltet, aber nicht mehr sich selbst. Was also funktioniert in der Praxis?

Es gibt mindestens drei verschiedene Methoden, persönliche Aufgaben, oder „To-Dos“, zu verwalten. In einer fünfteiligen Mini-Serie sollen diese hier kurz dargestellt und miteinander verglichen werden.

Grundsätzlich lassen sich Aufgaben nach einem von drei Systemen sortieren:

1. Kontext

David Allen schlägt vor, alle Aufgaben nach dem Kontext zusammenzufassen, in dem sie abgearbeitet werden. D. h. man hat dann Telefon- und E-Mail-Listen, Einkaufslisten, Listen nach den Orten, an denen man die Aufgaben erledigt (z. B. eine Dienstreise) und natürlich auch Listen nach Sachzusammenhängen. Die Methode kann äußerst komplex werden. Dementsprechend kommt man um unterstützende Software kaum herum. Die Zahl der Apps, mit denen die Methode umgesetzt werden kann, ist unüberschaubar. Dennoch wollen wir in Teil 2 dieser Mini-Serie einen Überblick versuchen und die Vor- und Nachteile darstellen. Auch eine Mini-Variante, die nur mit drei kurzen (Papier-)Listen auskommt, soll erläutert werden.

Vorgestellte Methoden:

2. Zeitpunkt

Für die einfachste Form des Aufgabenmanagements braucht man nur einen ausführlichen Kalender. Die meisten kennen das System: Im klassischen Zeitmanagement wird jeder Aufgabe ein Zeitpunkt und eine Zeitspanne zugeordnet, in der sie erledigt werden soll. Diejenigen, die mit dieser Methode erfolgreich sind, können sich glücklich schätzen. Sie haben ein stressfreies Leben. Bei den meisten modernen Wissensmanagern geht es jedoch so turbulent zu, dass eine lineare Zeitplanung nicht ausreicht. Die Probleme und Lösungsansätze dieser Methode wird Teil 3 der Serie beleuchten.

Vorgestellte Methoden:

3. Projekt

Bei der Aufteilung von Arbeitsschritten in Erledigungskontexte oder Zeitspannen geht häufig etwas wesentliches verloren: der Zusammenhang zwischen den Teilschritten eines Projekts und die Verbindung zu den sonstigen Projektinformationen. Dies lässt sich vermeiden, indem man sich in der eigenen Planung weniger auf die Aufgaben als auf die Projektinformationen konzentriert und in erster Linie Projekt-Tagebücher oder Notizbücher führt. Die Projekt-Aufgaben werden dann im jeweiligen Zusammenhang notiert. Hierzu braucht man nicht unbedingt ein vorgegebenes System; einige Anregungen enthält aber Teil 4 der Serie, in der zwei Notizbuchsysteme dargestellt und verglichen werden sollen.

Vorgestellte Methoden:

  • Notizbuch-Aufgaben-Planung von Mirco Walter
  • Bullet-Journal von Ryder Carroll

4. Mischsysteme

Die darzustellenden Systeme haben einen Haken: Sie sind zu streng, sie zwingen alle Aufgabenlisten in ein und nur ein System: Nach Projekt, Zeitpunkt oder Erledigungskontext. Um andere Verbindungen herzustellen, braucht man ein zweites System in Ergänzung des ersten. Alternativ weicht man die Stringenz der dargestellten Methoden auf und benutzt ein geeignetes Mischsystem, zum Beispiel einen Kalender und eine getrennte To-Do-Liste. Im Prinzip also: ganz einfach nutzen, was funktioniert. Auch dies kann man natürlich wieder systematisch betreiben, die Einfachheit also wieder kompliziert strukturieren.

Weil das so schön ist, stellt Teil 5 dieser Mini-Serie das (aus zehn „Gewohnheiten“ bestehende) Zen-To-Done-System von Leo Babauta dar, in dessen Titel schon der Widerspruch aus Einfachheit und Komplexität zum Ausdruck kommt. Trotzdem ist es in der Praxis das am ehesten funktionierende System, man kann es auf vier einfache »Regeln« herunterbrechen, und man braucht keine Software. Es bildet daher den Abschluss der Serie und die Empfehlung des Autors für alle, für die To-Do-Listen-Management nicht zum Selbstzweck werden soll.