Projektmanagement im Verband
Ist alle Arbeit im Verband ein Projekt? Tatsächlich kann man – bis auf interne Abläufe – weitgehend davon ausgehen. Schwierig muss deren Organisation dennoch nicht sein.
Was ist ein Projekt?
Ist alle Arbeit im Verband ein Projekt? Tatsächlich kann man – bis auf interne Abläufe – weitgehend davon ausgehen. Ausnahmen sind Sitzungen und Reisen; diese sind Teile von Projekten oder projektübergreifend.
Getting Things Done®
Projektmanagement ist ja groß in Mode. Doch was ist ein Projekt? David Allen, der Großmeister des Getting Things Done® (GTD®), definiert ein Projekt als alles, was mehr als eine Aufgabe (neudeutsch: ToDo) beinhaltet. Das ist nicht besonders hilfreich. Die darüber hinaus gehende Literatur zu Projektmanagement ist riesig, es gibt konkurrierende »Systeme« mit beliebigem Detailierungsgrad, aber wenig konkret umsetzbares für Einsteiger.
Ist Kaffeekochen eine einzelne Aufgabe oder ein Projekt: Wasser kochen, Kaffee einfüllen, aufgießen, …?
Typischerweise wird ein Projekt als eine Aufgabenstellung definiert, die zeitlich begrenzt ist und aus dem üblichen Rahmen der hierarchisch strukturierten Arbeit in Unternehmen herausfällt, so dass gruppenübegreifende Arbeit koordiniert werden muss. Häufig haben Projekte auch eigene Budgets.
Jenseits der Routine? Zusammenarbeit und Koordination von Beteiligten unterschiedlicher organisatorischer Zugehörigkeiten? Das klingt ziemlich nach dem normalen Brot eines Verbandsmanagers.
Ist Projektmanagement im Verband überhaupt einsetzbar?
Ist denn nun alle Arbeit im Verband ein Projekt? Tatsächlich kann man – bis auf interne Abläufe – weitgehend davon ausgehen. Typische Aufgaben wie Lobby-Gespräche, Verbandssitzungen, die Erstellung von Positionspapieren oder die Herausgabe des Jahresberichts lassen sich als Projekt auffassen.
Kennzeichnend sind jeweils die folgenden Elemente:
- Eine klare Zielvorgabe – diese kann in einem konkreten Ergebnis oder dem Erreichen eines Zielzeitpunkts bestehen –,
- eine definierter Zeitrahmen,
- eine bekannte Anzahl involvierter Personen (intern und extern)
- sowie ggf. die geschätzten Kosten
- und schließlich die berühmten »Meilensteine«.
Vor allem aber »enthält« jedes Projekt eine Latte von ToDos, die möglichst in der richtigen Reihenfolge und Gewichtung sowie pünktlich erledigt werden sollen – wobei sich ToDos verschiedener Projekte gegenseitig im Weg stehen oder ergänzen können.
Hier kann Projektmanagment helfen.
Warum Projektmanagement?
Projektmanagement ist in einem ersten Schritt zunächst ein Instrument, die Ziele, Nebenbedingungen und Interdependenzen der einzelnen Verbandsaufgaben sichtbar zu machen. Es ist erst einmal, wenn man so will, eine Sammlung von aufgabenbezogenen ToDo-Listen. Das hier vorgeschlagene System ist aber – bei aller Einfachheit – noch wesentlich mehr.
Denn die strukturierte Darstellung hilft zweitens ungemein, die Priorität der einzelnen Aufgaben zu beurteilen. Statt im Tagesgeschäft oft zwischen einzelnen Aufgaben und Arbeitsabläufen hin und her zu wechseln, so wie es gerade anfällt (Telefonate, E-Mails, Sitzungen und natürlich die nächste Deadline), ermöglicht selbst das einfachste Projektmanagement die klare Übersicht darüber: »Was tue ich hier eigentlich?«
Es geht darum, die vielen und vor allem vielfältigen Aufgaben im Verband zu strukturieren und zu gewichten, zu koordinieren und abzuarbeiten, zu planen und die Übersicht zu behalten.
Dies ist drittens nicht zu unterschätzen, wenn es darum geht, die Arbeit des Verbands darzustellen oder zu rechtfertigen. Eine ordentliche Sammlung von Projektbeschreibungen ermöglicht eigentlich erst die Budgetplanung und die strategische Planung.
Rein inhaltlich ist die hier vorgeschlagene Projektplanung viertens ein Instrument, um alle aufgabenbezogenen Informationen zusammenzuhalten: Ziel, Widerstände, Mitstreiter, Gegner, Meilensteine, Kosten, Abläufe.
Schließlich ist eine gut geführte Projektplanung auch eine »Historie« des Verbandes und eignet sich als Grundlage für Jahresberichte, Imagebroschüren oder andere Arten der Selbstdarstellung und Dokumentation.
Was brauche ich nun?
Schwierig muss das alles nicht sein. Es braucht eigentlich nur eine Seite pro Aufgabe. Diese ist hier schematisch wiedergegeben. Schreiben Sie Ihre Projekte in Word, in Ihren Filofax oder wo immer: Schreiben Sie sie nur auf. Dann noch ein Extrablatt mit den Projektnamen als Inhaltsverzeichnis »oben auf«, und alles ist fertig.
Übrigens, ganz zum Schluss: Natürlich ist nicht alles ein Projekt. Deshalb habe ich noch den Begriff des »Vorgangs« geprägt. Diesen werde ich in einem weiteren Artikel erläutern.